نرم افزار تیکتینگ

 

نرم افزار تیکتینگ کایاکو مجهز به یک سیستم بسیار قدرتمند تیکتینگ و ثبت درخواست می باشد بدین صورت که کاربر با ارسال ایمیل و یا عضویت در سیستم یک ایمیل حاوی لینک فعالسازی جهت تشخیص هویت دریافت می کند که پنل کاربری وی پس از کلیک بر روی لینک ، فعال شده و مجدد ایمیلی حاوی اطللاعات کاربری و ورود به سیستم به ایمیل او ارسال میگردد.

پس از ثبت کاربر و فعال سازی اکانت وی، تمامی اطلاعات تماس ها و عملکردهای کاربر در رزومه ، تمامی گفتگوها و تیکت ها در نرم افزار تیکتینگ کایاکو ثبت میگردد و برای هر کدام کد رهگیری خاصی را در نظر میگیرد. 
کاربر با ورود به سیستم و ثبت تیکت جدید عنوان سوال و یا مشکل خود را درج کرده و سطح اولویت آن را مشخص می نماید. سپس دپارتمان مخصوص رسیدگی به موضوع را انتخاب نموده و توضیحات لازم را به همراه فایل های پیوستی (در صورت نیاز) ثبت کرده و همان لحظه ایمیلی حاوی کد رهگیری تیکت ایجاد شده به کاربر ارسال میگردد ، پس از پاسخگویی به تیکت مورد نظر ایمیلی جهت اطلاع کاربر به وی ارسال میشود.

اپراتورهای نرم افزار تیکتینگ کایاکو میتوانند در پاسخگویی تیکت وضعیت های مختلفی را ثبت کنند. از جمله؛ در حال بررسی، پاسخ داده شده، منتظر کاربر و غیره، این وضعیت ها میتوانند ویرایش شده و تغییر کنند. 
کاربرها میتوانند به پاسخ تیکت های خود امتیاز بدهند و یا سطح رضایت خود را از نحوه پاسخ دهی اپراتور مربوطه در سیستم ثبت کنند. مدیریت میتواند به صورت دوره ای یا ماهیانه به راحتی و با گزارش گیری از سطح رضایت مشتریان از نحوه پاسخگویی اپراتورها اطلاع یابد همچنین اپراتور میتواند تیکت خاصی را در حیطه وظایف او نیست به دپارتمان دیگیری ارجاع دهد.

 

از دیگر امکانات این سیستم امکان اتصال و ارسال تیکت بین کارشناسان یک بخش و یا بین بخش های مختلف یک شرکت و ارجاع تیکت بین این قسمتها است. در این ارجاعات امکان قرار دادن یادداشت خصوصی در تیکت (جهت سهولت پیگیری درخواست توسط کارشناسان دیگر و آگاهی از موارد بررسی شده توسط کارشناس قبلی) که فقط توسط کاربران تعیین شده در سطح مدیر سیستم تیکتینگ قابل مشاهده است نیز در نظر گرفته شده است، لازم به ذکر است Ticket های دریافتی از سمت مشتریان و موارد دریافتی از بخش های مختلف شرکت قابل شناسایی بوده و همچنین این سیستم قابلیت تفکیک تیکتها بر اساس دریافت از طریق ایمیل، دریافت از طریق سیستم تیکت و یا تیکتهای داخلی را دارا می باشد.

سیستم تیکتینگ (Ticketing System) یک ابزار مدیریتی است که برای مدیریت و ردیابی تقاضاها، درخواست‌ها، سوالات، مشکلات و انتقادات مشتریان استفاده می‌شود. این سیستم‌ها به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به طور موثرتر و بهتر به نیازها و مشکلات مشتریان خود پاسخ دهند. در زیر، مزایا و ویژگی‌های اصلی سیستم تیکتینگ را بررسی می‌کنیم:

۱. **مرکزیت مدیریت**: سیستم تیکتینگ یک محیط مرکزی برای دریافت، پیگیری و حل مسائل مشتریان فراهم می‌کند، که به تیم‌های پشتیبانی و خدمات مشتریان امکان می‌دهد تا به بهترین نحو ممکن به درخواست‌ها پاسخ دهند.

۲. **ردیابی و پیگیری**: با استفاده از سیستم تیکتینگ، می‌توان به راحتی درخواست‌ها و مشکلات مشتریان را ردیابی کرده و وضعیت آنها را پیگیری نمود.

۳. **اولویت‌بندی و اختصاص منابع**: با امکان تخصیص اولویت به تیکت‌ها، تیم مدیریت می‌تواند منابع خود را بر اساس مهم‌ترین نیازها و مشکلات مشتریان تخصیص دهد.

۴. **گزارش‌دهی و تحلیل**: این سیستم‌ها امکان گزارش‌دهی جامع را فراهم می‌کنند که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی کنند و بهبودهای لازم را اعمال کنند.

۵. **اتصال با سایر سیستم‌ها**: سیستم تیکتینگ می‌تواند به سایر سیستم‌ها مانند سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا سیستم‌های مدیریت پروژه (PM) متصل شود تا اطلاعات به طور همگام شده انتقال یابد.

۶. **سفارشی‌سازی و قابلیت انعطاف**: برخی از سیستم‌های تیکتینگ قابلیت سفارشی‌سازی بالا دارند که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا بر اساس نیازهای خاص خود، این سیستم را تنظیم و تغییر دهند.

در کل، سیستم تیکتینگ یک ابزار حیاتی برای شرکت‌ها و سازمان‌هاست که به آن‌ها کمک می‌کند تا مشکلات مشتریان را به بهترین نحو مدیریت کرده و سطح رضایت آن‌ها را ارتقا دهند.

 

لزوم استفاده از سیستم تیکتینگ

در دنیای پر از رقابت امروزی، ارتباطات موثر با مشتریان یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت کسب و کارهاست. یکی از ابزارهای حیاتی برای حفظ و بهبود ارتباط با مشتریان، سیستم تیکتینگ یا سیستم پشتیبانی مشتری است. این سیستم‌ها به کسب و کارها کمک می‌کنند تا به صورت سازماندهی و موثر به نیازها و مشکلات مشتریان پاسخ دهند و ارائه خدمات بهتری را از خود به نمایش بگذارند. در ادامه به برخی از دلایل اساسی برای لزوم استفاده از سیستم تیکتینگ در کسب و کارها اشاره می‌شود:

1. **مدیریت بهتر درخواست‌ها**: با استفاده از سیستم تیکتینگ، کسب و کارها قادر خواهند بود تا درخواست‌ها و سوالات مشتریان را به صورت موثر مدیریت کنند. این سیستم‌ها به صورت خودکار درخواست‌ها را ثبت می‌کنند، آنها را به دپارتمان‌های مربوطه ارسال می‌کنند و فرآیند ردیابی و پیگیری را ساده‌تر می‌کنند.

2. **ارتقاء تجربه مشتریان**: با ارائه پاسخ‌های سریع و دقیق به مشتریان، سیستم تیکتینگ به کسب و کارها کمک می‌کند تا تجربه مشتریان را بهبود بخشند. مشتریان از اینکه درخواست‌هایشان به موقع و با دقت پیگیری شوند و جواب داده شوند، راضی‌تر خواهند بود و احتمال ایجاد ارتباط بلندمدت با کسب و کار افزایش خواهد یافت.

3. **افزایش بهره‌وری و کارایی**: با داشتن سیستم تیکتینگ، کارمندان به راحتی می‌توانند درخواست‌ها را تخصیص دهند و بر اساس اولویت‌ها مدیریت کنند. این کار باعث افزایش بهره‌وری و کاهش زمان و انرژی مصرفی برای پیگیری درخواست‌های مشتریان می‌شود.

4. **جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل**: سیستم تیکتینگ به کسب و کارها امکان می‌دهد تا داده‌های مربوط به درخواست‌ها و پاسخ‌های مشتریان را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کنند. این داده‌ها می‌توانند به عنوان منبعی برای بهبود فرآیندها و خدمات در آینده استفاده شوند.

با توجه به مزایای فوق، رویکرد استفاده از سیستم تیکتینگ برای هر کسب و کاری، بخصوص کسب و کارهایی که از ارتباط مستقیم با مشتریان خود پیشی می‌گیرند، بسیار ضروری است. این سیستم‌ها نه تنها بهبود ارتباطات را فراهم می‌کنند، بلکه به کسب و کارها کمک می‌کنند تا رقابتی‌تر و کارآمدتر عمل کنند و از طریق بهبود تجربه مشتریان، رشد و توسعه خود را تضمین کنند.