نرم افزار تیکتینگ
نحوه ارتباط مشتریان با مجموعه و کیفیت پاسخگویی کارکنان، همواره یکی از چالش‌های هر مجموعه‌ای بوده است. در سیستمهای سنتی و فاقد سیستم تیکتینگ معمولا درخواست‌هایی که وارد مجموعه میشوند با احتمال نادیده گرفتن و یا فراموش شدن مواجه هستند، ضمن اینکه روند بررسی و پاسخگویی به درستی برای کاربر و کارمندان قابل پیگیری نیست. همین طور سرعت پاسخگویی عموما مطلوب نیست و باعث افزایش نارضایتی‌ها میشود و مشتری ناراضی آخرین چیزی است که شما میخواهید!
این قبیل مسائل و حاشیه‌های بسیاری از این دست، موجب احساس نیاز به یک سیستم تیکتینگ مکانیزه ارتباط، پشتیبانی و مدیریت مشتریان میشود. سیستم تیکتینگ که علاوه بر رفع ایرادات و مشکلات ذکر شده باعث صرفه جویی در زمان و حذف هزینه‌های تماس تلفنی میشود. در سیستم تیکتینگ کایاکو کاربر با یک کلیک مشکلات و درخواستهای خود را بدون طی مراحل خاصی به عنوان یک تیکت ثبت میکند و تیکت ها به صورت دسته بندی شده و با توجه به اپراتورهای مورد نظر به دست کارشناس مربوطه میرسد. وضعیت تیکت ها از حل شده تا منتظر کاربر قابل تغییر است.
در سیستم تیکتنیگ کایاکو کاربر و اپراتور پشتیبان هر لحظه امکان دسترسی به تیکت را دارند و میتوانند در جریان همه مراحل پاسخگویی باشند. اپراتورهای مختلف تیکتینگ میتوانند یادداشتهای گوناگونی را به صورت ضمیمه به تیکت اضافه کنند و سطح دسترسی کاربر و سایر اپراتورها به این یادداشتها را خودشان تعیین کنند.
حذف کاغذ بازی از مهمترین کاربردهای سیستم تیکتینگ و ارسال درخواست است. همه درخواستها به صورت تیکت وارد یک مجموعه میشود و بدون نیاز به یادداشت و نامه نگاری به اپراتورها و دپارتمانهای مختلف ارسال میشود و در نهایت وضعیت تیکت در سرویس تیکتینگ مشخص میشود.
قابلیت محاسبه زمان صرف شده هر اپراتور برای پاسخگویی به تیکت ها در سرویس تیکتینگ کایاکو و رفع مشکلات، این قابلیت خصوصا برای بخش فنی که پاسخگویی و رفع مشکلات مستلزم مدت زمان مشخصی است کاربرد بیشتری دارد و به راحتی مدت زمان لازم را محاسبه کرده و متقاعبا هزینه برآورد شده را مشخص میکند.
سیستم تیکتینگ قابلیت تبادل تیکت بین کارکنان را نیز داراست که بسیاری از سازمانها به صورت ویژه از این امکان استفاده میکنند. ارسال درخواستهای درون سازمانی به صورت تیکت باعث ثبت آن شده و به راحتی مراحل لازم جهت حل مسئله در سرویس تیکتینگ قابل پیگیری و گزارشگیری است، عمده اهمیت این قابلیت در نشان دادن میزان بازدهی و راندمان پرسنل یک مجموعه است و باعث حذف پیگیری و مکاتبات و مکالمات حضوری و افزایش بهره‌وری میشود.
در سیستم تیکتینگ هر دپارتمان دسترسی‌های ویژه خودش را دارد و میتوان تعیین کرد ایمیلهایی که به آدرسهای خاصی ارسال میشوند به صورت اتوماتیک تبدیل به تیکت شده و به دپارتمان خاص خود اختصاص یابند. دپارتمانها در صورت نیاز میتوانند به تیکتهای یکدیگر دسترسی داشته باشند. هر دپارتمان قابلیت داشتن نامحدود اپراتور را دارد.
امکان درج اخبار در سیستم تیکتینگ برای همه کاربران یا بخش خاصی از آنها در دسته بندی‌های مختلف و تنظیمات متنوع وجود دارد. اپراتور علاوه بر درج اخبار میتواند از گزینه ارسال به ایمیل کاربرها نیز استفاده کند.
در سیستم تیکتینگ کایاکو هیچ تیکتی نمیتواند از طرف اپراتورها حذف شود و یا نادیده گرفته شود. ادمین به تمامی تیکت ها و زمانهای بررسی، تاخیرها، عدم پاسخگویی‌ها و هر اتفاقی که در سیستم رخ میدهد، اشراف دارد و میتواند از کلیه روندها و تیکت ها گزارشی در قالب فایل اکسل تهیه کند. گزارشگیری سرویس تیکتینگ کایاکو قابلیت اجرای اتوماتیک دارد، به عنوان مثال به صورت ماهانه و یا دوره‌های مشخص شده اجرا میشود.
سیستم تیکتینگ چیست و چگونه عمل میکند؟
یک سیستم تیکتینگ کلیه تعاملات پشتیبانی مشتریان شامل؛ تماس تلفنی، گفتگوی آنلاین، ایمیل و رسانه‌های مجازی را جمع آوری و مدیریت میکند. سیستم تیکتینگ پشتیبان‌ها و اپراتورها را قادر میسازد که با برررسی انواع برچسپ‌ها و بر حسب اولویت بندی مناسب، بتوانند پاسخگوی سوالات و موارد پشتیبانی کاربران و مشتریان مجموعه باشند.
یک تیکت (درخواست)، از زمان ایجاد تا وقتی که بسته میشود مراحل مختلفی را بسته به نیازها و روال اداری در فرایند سیستم تیکتینگ مجوعه طی میکند. تیکت ها میتوانند توسط کاربران، مشتریان و حتی اپراتورها و کارمندان ایجاد شوند.
پس از ایجاد هر تیکت یک ایمیل یا پیامکی برای فرد ایجادکننده ارسال میشود، که میتواند حاوی هر پیامی از جمله دریافت تیکت، ارسال نام مشخصات عضیت در سیستم تیکتینگ به همراه ID تیکت، و یا هر محتوای دلخواهی باشد. در سیستم تیکتینگ تیکت ها به دپارتمانها و پس از آن به اپراتورها اختصاص پیدا میکنند و قابلیت ارجاع به سایر دپارتمانها و اپراتورها را نیز دارد. کلیه تغییرات، پاسخها و یادداشتهای اعمال شده بر روی تیکت در سیستم تیکتینگ ثبت میشوند و از ناحیه کاربر و اپراتور نیز قابل حذف شدن نیستند.
سیستم تیکتینگ قابلیتهای متفاوتی دارد، از یک میز کار ساده تا یک سیستم با امکانات اتوماسیون. سیستمهای جامع‌تر و چند کاناله شما را از بسیاری از نرم افزارها بی‌نیاز میکنند.
سیستم تیکتینگ کایاکو یک پشتیبانی سازمان یافته، متمرکز، کارآمد و موثر فراهم میکند که میتواند تاثیر زیادی بر هزینه‌ها، درآمد، حفظ مشتری و برندسازی داشته باشد. همین طور از هدر رفتن وقت و زمان متخصصان و اپراتورها به نحو چشمگیری جلوگیری میکند و زمان کمتری را برای انجام فرایندهای غیرضروری و دم دستی صرف خواهند کرد.
فرایند کارهای یک مجموعه با هر ابعادی در قالب سیستم تیکتینگ به نظم و ساماندهی چشمگیری میرسند. یک مدیر یا کارمند به تمامی کارها و درخواستهای روزانه‌اش دسترسی دارد. میتواند تاریخچه مربوط به هر مشتری با کاربر را ببیند و در جریان نحوه بررسی و پاسخگویی درخواستهای مشتریان باشد. در سیستم تیکتینگ کایاکو قادر به دریافت گزارشهای متفاوت و کاملا سفارشی از هر بخش مورد نظر خودتان در بازه های زمانی متفاوت خواهید بود.
سیستم تیکتینگ این قابلیت را دارد که بر حسب اولویت‌های مورد نظر شما تیکت ها را به شخص یا دپارتمان خاصی ارجاع دهد. در سیستم تیکتینگ کایاکو دپارتمان ها و اپراتورها میتوانند به صورت سفارشی به یکدیگر دسترسی داشته باشند. یک اپراتور میتواند در دو یا چند دپارتمان بر حسب نیاز تعریف شده باشد.
سیستم تیکینگ با امکان تعریف SLA (قراردادهای سطح خدمات) میتواند انتظارات مشتری و میزان اولویت در رسیدگی به درخواستها را مدیریت کند. در سیستم تیکتینگ کایاکو سطوح متفاوت پشتیبانی با توجه به قراردادهای پشتیبانی مشخص میکند درخواستهای ثبت شده در چه بازه‌ی زمانی باید بررسی شوند. ضمن اینکه مشتریان به صورت شفاف در جریان این پروسه خواهند بود.
کاهش تماس‌های تلفنی و احتمالا مراجعات حضوری از مشخص‌ترین مزایای استفاده از سیستم تیکتینگ است. هر مشتری یا کاربر با داشتن یک شناسه تیکت و دسترسی به بخش کاربری در سیستم تیکتینگ میتواند وضعیت و روند بررسی تیکت خود را مشاهده کند. علاوه بر این همیشه به تاریخچه تیکت های ارسالی خود در بخش کاربری سیستم تیکتینگ دسترسی دارد.
سیستم تیکتینگ کایاکو با اتصال به ماژول VOIP امکان پاسخگویی تماسها را بدون نیاز به تلفنهای سنتی فراهم میکند. تمامی تماسها در سوابق و تاریخچه مشتریان در سیستم تیکتینگ کایاکو ثبت میشوند و هر زمان قابل مراجعه و بررسی است.
سیستم تیکتینگ با دارا بودن قابلیت API میتواند با سایر سرویسهای مجموعه شما از جمله دایرکتوری و سایر نرم افزارها هماهنگ شود. همچنین ماژول گفتگوی آنلاین در سیستم تیکتنیگ با قابلیتهای بسیاری از جمله، ارسال فایل با فرمتهای مختلف؛ مشاهده لوکیشن کاربر، مشاهده تاریخچه گفتگویهای پیشین، مشاهده صفحاتی که کاربر از آنها بازدید کرده، انتقال گفتگو به سایر اپراتورها، تبدیل گفتگوی آنلاین به کنفرانس با سایر اپراتورها و همچنین تبدیل گفتگو به یک تیکت برای پیگیری از طریق سیستم تیکتینگ. بر خلاف بسیاری از سرویس های گفتگوی آنلاین در ماژول گفتگوی آنلاین سیستم تیکتینگ کایاکو هیچ محدودیتی برای تعداد درخواستهای روزانه نیست. اسکریپت گفتگوی آنلاین سیستم کایاکو قابلیت نصب روی وب سایت شما را به صورت سفارشی و دلخواه دارد.
سیستم تیکتینگ کایاکو در سه نسخه؛ وب، دسکتاپ و موبایل ارائه میشود و در سه بخش؛ مدیریت، کارمند و کاربر تعریف میشود. تمامی این بخش‌ها قابل سفارشی سازی است. نسخه موبایل سیستم تیکتینگ کایاکو این امکان را به اپراتورها میدهد که در مواقع ضروری و بی‌نیاز از کامپیوتر و لپتاپ تیکتها را ارسال و یا بررسی کنند.
در سیستم تیکتینگ کایاکو با یکپارچه سازی کانالهای ورودی درخواستها در یک سرویس متمرکز، امکان بررسی و پاسخگویی هر چه آسانتر فراهم میشود. دریافت گزارشهای متفاوت از دپارتمانها و اپراتورها به شما کمک خواهد کرد مشکلات احتمالی در پشتیبانی و رسیدگی به امور را راحتتر شناسایی کنید و سریعتر از همیشه رفع و رجوع شوند.
برای راحتی مشتریان و کاربران مجموعه میتوان چندین ایمیل را در سیستم تیکتینگ تعریف کرد، هر ایمیلی که توسط کاربر ارسال میشود به صورت اتوماتیک تبدیل به یک تیکت میشود و یک ایمیل حاوی لینک ورود و نام کاربری و رمز عبور از طریق سرویس تیکتینگ به کاربر ارسال میشود که بتواند پیگیر وضعیت ایمیل باشد. در سیستم تیکتینگ کایاکو هیچ محدودیتی برای تعداد ایمیلهای فعال و تعربف شده در سیستم نیست.
