نرم افزار تیکتینگ کایاکو؛ سیستم تیکتینگ و مدیریت یکپارچه پشتیبانی و مشتریان
اگر به دنبال یک نرم افزار تیکتینگ حرفهای برای ثبت، دستهبندی، ارجاع، پیگیری و مدیریت درخواستهای مشتریان، کاربران و کارکنان سازمان هستید، کایاکو مجموعهای یکپارچه از ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت پشتیبانی و ارتباط با مشتری را در اختیار شما قرار میدهد.
نرم افزار تیکتینگ کایاکو فقط ابزاری برای ثبت درخواست نیست؛ بلکه با ترکیب سیستم تیکتینگ، مدیریت مشتریان، گفتگوی آنلاین، مدیریت تماس، تقویم کاری، یادآوری، مدیریت پروژه، گزارشگیری و سایر ابزارهای ارتباطی، امکان مدیریت بخش قابل توجهی از فرآیندهای پشتیبانی و ارتباط با مشتری را در یک محیط واحد فراهم میکند.
نرم افزار تیکتینگ و سیستم تیکتینگ کایاکو
نرم افزار تیکتینگ یا سیستم تیکتینگ راهکاری برای ثبت، دستهبندی، ارجاع، پیگیری و مدیریت درخواستهای مشتریان، کاربران و کارکنان سازمان است. این نرم افزار با متمرکز کردن درخواستها و سوابق ارتباطی، به سازمانها کمک میکند فرآیند پشتیبانی را منظمتر مدیریت کنند، زمان پاسخگویی را کاهش دهند و کیفیت خدمات خود را افزایش دهند.
در بسیاری از کسبوکارها، درخواستهای مشتریان از طریق ایمیل، تماس تلفنی، چت آنلاین، فرم سایت و سایر کانالهای ارتباطی دریافت میشود. مدیریت این درخواستها بدون یک سیستم متمرکز میتواند باعث پراکندگی اطلاعات، فراموش شدن پیامها، تأخیر در پاسخگویی و دشوار شدن پیگیری درخواستها شود.
سیستم تیکتینگ با تبدیل هر درخواست به یک تیکت قابل پیگیری، تمام مراحل رسیدگی به درخواست را در یک محیط واحد ثبت میکند. هر تیکت دارای شناسه اختصاصی، وضعیت، اولویت و سوابق کامل تعاملات است و تیم پشتیبانی میتواند از زمان ثبت درخواست تا حل مشکل، روند رسیدگی را مدیریت و پیگیری کند.
کایاکو یک نرم افزار تیکتینگ، سیستم مدیریت مشتریان و نرم افزار Help Desk است که ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت درخواستها، پشتیبانی مشتریان و ارتباطات سازمان را در یک سامانه یکپارچه ارائه میدهد.
نرم افزار تیکتینگ چیست؟
نرم افزار تیکتینگ سیستمی برای تبدیل درخواستها، سوالات، مشکلات و پیامهای کاربران به تیکتهای قابل مدیریت و پیگیری است. پس از ثبت هر درخواست، یک شناسه اختصاصی به آن اختصاص داده میشود و اطلاعاتی مانند مشخصات کاربر، موضوع درخواست، اولویت، وضعیت، پاسخها، فایلهای پیوست و سوابق فعالیت در پرونده تیکت ذخیره میشود.
در یک سیستم تیکتینگ، درخواستها میتوانند بر اساس موضوع، دپارتمان، اولویت یا قوانین از پیش تعریفشده به کارشناس مربوطه ارجاع داده شوند. کارشناسان میتوانند تیکت را بررسی کنند، پاسخ دهند، آن را به کارشناس دیگری ارجاع دهند یا در صورت نیاز از سایر اعضای تیم برای حل مسئله کمک بگیرند.
بنابراین، نرم افزار ثبت تیکت فقط یک ابزار برای دریافت درخواست نیست؛ بلکه تمام فرآیند رسیدگی به درخواست، از ثبت اولیه تا پاسخگویی، پیگیری و بسته شدن تیکت را مدیریت میکند.
سیستم تیکتینگ چه مشکلی را حل میکند؟
وقتی درخواستهای مشتریان در ایمیلها، تماسهای تلفنی، پیامها و گفتگوهای مختلف پراکنده باشند، پیگیری آنها دشوار خواهد بود. ممکن است یک درخواست بدون پاسخ باقی بماند، سابقه ارتباط با مشتری در دسترس نباشد یا چند کارشناس به صورت همزمان روی یک مسئله کار کنند.
سیستم تیکتینگ این فرآیند را ساختاریافته میکند. تمامی درخواستها در یک محیط متمرکز ثبت میشوند و هر درخواست دارای وضعیت، مسئول، اولویت و سابقه مشخص است.
به این ترتیب، تیم پشتیبانی میتواند بداند چه درخواستهایی در انتظار پاسخ هستند، کدام تیکتها در حال بررسیاند و چه درخواستهایی حل شدهاند. مدیران نیز میتوانند عملکرد تیم و وضعیت کلی خدمات پشتیبانی را بر اساس اطلاعات واقعی سیستم بررسی کنند.
مدیریت درخواستها بدون پراکندگی اطلاعات
یکی از مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار تیکتینگ این است که اطلاعات مرتبط با یک درخواست در یک محل نگهداری میشود. پاسخهای کارشناسان، فایلهای ارسالشده، تغییر وضعیت، ارجاع بین واحدها و سوابق ارتباط با مشتری در کنار یکدیگر قرار میگیرند.
این ساختار بهخصوص برای سازمانهایی که چند کارشناس یا چند دپارتمان در فرآیند پشتیبانی فعالیت میکنند اهمیت زیادی دارد؛ زیرا ادامه رسیدگی به یک درخواست به حضور یا حافظه یک کارشناس خاص وابسته نخواهد بود.
چرا سازمانها به نرم افزار تیکتینگ نیاز دارند؟
افزایش تعداد مشتریان و تنوع کانالهای ارتباطی باعث شده مدیریت درخواستها به روشهای سنتی دشوارتر شود. سازمانهایی که روزانه با حجم زیادی از درخواستهای مشتریان یا کارکنان مواجه هستند، برای حفظ سرعت و کیفیت خدمات به یک سیستم متمرکز نیاز دارند.
نرم افزار تیکتینگ با سازماندهی درخواستها، امکان اولویتبندی، ارجاع خودکار و ثبت سوابق را فراهم میکند. در نتیجه، کارشناسان زمان کمتری برای جستوجوی اطلاعات و پیگیریهای دستی صرف میکنند و میتوانند تمرکز بیشتری بر حل مسائل مشتریان داشته باشند.
کایاکو علاوه بر پشتیبانی مشتریان، میتواند به عنوان سیستم تیکتینگ داخلی سازمان نیز استفاده شود. واحدهای فناوری اطلاعات، منابع انسانی، مالی، اداری و سایر بخشها میتوانند درخواستهای کارکنان را در یک سامانه واحد دریافت و پیگیری کنند.
نرم افزار تیکتینگ برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
نرم افزار تیکتینگ برای هر کسبوکاری که با درخواستها، سوالات یا مشکلات مشتریان و کاربران سروکار دارد، میتواند به ایجاد یک فرآیند منظم برای پشتیبانی کمک کند.
شرکتهای نرمافزاری، فروشگاههای اینترنتی، شرکتهای خدماتی، سازمانها و مجموعههایی که روزانه تعداد زیادی درخواست دریافت میکنند، میتوانند از نرم افزار تیکتینگ برای ثبت، ارجاع، پیگیری و مدیریت درخواستها استفاده کنند.
استفاده از نرم افزار تیکتینگ باعث میشود درخواستهای مشتریان در کانالهای مختلف پراکنده نمانند و هر درخواست از زمان ثبت تا زمان حل شدن، یک مسیر مشخص و قابل پیگیری داشته باشد.
کایاکو به عنوان یک نرم افزار تیکتینگ حرفهای، علاوه بر مدیریت تیکتها، امکاناتی مانند مدیریت مشتریان، چت آنلاین، پایگاه دانش، SLA، اتوماسیون و گزارشگیری را در اختیار تیمهای پشتیبانی قرار میدهد.
امکانات نرم افزار تیکتینگ کایاکو
ثبت و مدیریت تیکت
هسته اصلی نرم افزار تیکتینگ کایاکو، سیستم ثبت و مدیریت تیکت است. درخواستها و مشکلات مشتریان در قالب تیکت ثبت میشوند و تیم پشتیبانی میتواند روند رسیدگی به هر درخواست را از ابتدا تا پایان پیگیری کند.
پس از ثبت درخواست، یک Ticket ID اختصاصی ایجاد میشود و اطلاعات مرتبط با درخواست شامل موضوع، توضیحات، اولویت، فایلهای پیوست، پاسخ کارشناسان، تغییر وضعیت و سایر فعالیتها در پرونده تیکت ذخیره میشود.
با استفاده از این نرم افزار تیکتینگ، کاربر نیز میتواند روند رسیدگی به درخواست خود را پیگیری کند.
ارجاع خودکار و دستی درخواستها
یکی از قابلیتهای مهم سیستم تیکتینگ کایاکو امکان اختصاص درخواستها به دپارتمانها و کارشناسان مختلف است.
تیکتها میتوانند به صورت دستی توسط اپراتور یا بر اساس قوانین تعریفشده به شکل خودکار به فرد یا واحد مربوطه اختصاص پیدا کنند. این قابلیت کمک میکند درخواستها سریعتر به کارشناس مناسب برسند و زمان رسیدگی کاهش پیدا کند.
کارشناسان همچنین میتوانند تیکت را به سایر اعضای تیم ارجاع دهند و برای هماهنگی داخلی از یادداشتهای خصوصی استفاده کنند.
ثبت درخواست از طریق ایمیل
کاربران برای ثبت درخواست الزاماً نیازی به ورود به پنل ندارند. آنها میتوانند درخواست خود را به آدرس ایمیل مشخصشده ارسال کنند و نرم افزار تیکتینگ کایاکو پیام دریافتی را به صورت خودکار به تیکت تبدیل کند.
امکان تعریف چندین صف ایمیل به سازمانها کمک میکند درخواستهای مربوط به واحدها یا خدمات مختلف را تفکیک و مدیریت کنند. پاسخ کارشناسان نیز میتواند از طریق ایمیل برای کاربر ارسال شود و تمام سوابق ارتباط در تیکت باقی بماند.
ثبت تماس تلفنی به صورت تیکت
یکی از امکانات کاربردی نرم افزار تیکتینگ کایاکو، امکان ثبت تماس تلفنی به صورت تیکت است.
با این قابلیت، درخواستهایی که مشتریان از طریق تماس تلفنی مطرح میکنند نیز میتوانند در سیستم ثبت شوند و در کنار سایر سوابق ارتباطی مشتری قرار بگیرند.
به این ترتیب، تماس تلفنی دیگر یک ارتباط خارج از سیستم نیست و سابقه آن در نرم افزار تیکتینگ قابل پیگیری خواهد بود.
Click to Call
قابلیت Click to Call در نرم افزار تیکتینگ امکان برقراری سریع تماس با مشتری را فراهم میکند.
کاربر میتواند از داخل سیستم و بدون نیاز به شمارهگیری دستی با مشتری تماس بگیرد. ترکیب Click to Call با ثبت تماس تلفنی باعث میشود ارتباطات تلفنی نیز بخشی از سوابق ارتباطی مشتری باشند.
گفتگوی آنلاین پیشرفته
نرم افزار تیکتینگ کایاکو علاوه بر مدیریت تیکت، امکان گفتگوی آنلاین پیشرفته را نیز در اختیار شما قرار میدهد.
کاربران میتوانند از طریق چت آنلاین با کارشناسان گفتگو کنند و در طول مکالمه انواع فایل را ارسال و دریافت کنند.
این یکپارچگی میان چت و سیستم تیکتینگ باعث میشود ارتباطات آنلاین مشتری نیز در فرآیند پشتیبانی قابل پیگیری باشد.
اشتراکگذاری صفحه نمایش
قابلیت Screen Sharing یکی دیگر از امکانات کاربردی نرم افزار تیکتینگ کایاکو است.
با استفاده از این قابلیت، تیم پشتیبانی میتواند در فرآیند بررسی مشکل، صفحه نمایش کاربر را مشاهده کند و درک دقیقتری از مسئله داشته باشد.
Screen Sharing بهخصوص برای پشتیبانی نرمافزاری و فنی میتواند فرآیند تشخیص و رفع مشکل را سادهتر کند.
تعریف پروژه
با امکان تعریف پروژه در نرم افزار تیکتینگ کایاکو میتوانید فعالیتهای مرتبط با پروژهها را بهتر سازماندهی و پیگیری کنید.
به این ترتیب، نرم افزار تیکتینگ فقط برای ثبت درخواستهای روزمره کاربرد ندارد و میتواند در مدیریت فعالیتها و پروژههای مرتبط با مشتریان نیز مورد استفاده قرار گیرد.
ایجاد یادداشت و Note Stick
کایاکو در نرم افزار تیکتینگ امکان ایجاد یادداشتهای تعاملی را فراهم کرده است.
کاربران میتوانند یادداشتهای مورد نیاز خود را ایجاد کنند و Note Stickها را با استفاده از ماوس جابهجا کنند. این قابلیت برای ثبت نکات مهم، یادآوری فعالیتها و سازماندهی اطلاعات روزانه کاربرد دارد.
تقویم کاری و یادآوری
یکی از امکانات کاربردی نرم افزار تیکتینگ کایاکو، تقویم کاری است.
با استفاده از تقویم میتوانید فعالیتها، کارها، قرارها و زمانهای مهم را مدیریت کنید و برای آنها یادآوری تنظیم کنید.
یادآوریها میتوانند از طریق نوتیفیکیشن و پیامک ارسال شوند تا احتمال فراموش شدن فعالیتهای مهم کاهش پیدا کند.
یادآوری تمدید قراردادها
فراموش کردن زمان تمدید قرارداد مشتریان میتواند باعث از دست رفتن فرصتهای تجاری شود. در نرم افزار تیکتینگ کایاکو میتوانید برای قراردادها یادآوری تنظیم کنید.
سیستم در زمان مناسب، تمدید قرارداد را به شما یادآوری میکند تا پیگیری لازم انجام شود.
این قابلیت نرم افزار تیکتینگ را از یک ابزار صرفاً پشتیبانی فراتر میبرد و آن را به بخشی از فرآیند مدیریت ارتباط با مشتری تبدیل میکند.
ارسال فاکتور
یکی دیگر از امکانات نرم افزار تیکتینگ کایاکو، امکان ارسال فاکتور است.
این قابلیت کمک میکند بخشی از فرآیندهای مرتبط با مشتری در همان محیط مدیریت شود و ارتباط میان تیمهای مختلف و مشتری سادهتر باشد.
مدیریت کاربران و سوابق مشتریان
نرم افزار مدیریت مشتریان کایاکو اطلاعات کاربران و سوابق ارتباطی آنها را در یک پروفایل متمرکز نگهداری میکند.
تیکتهای قبلی، مکالمات آنلاین و سایر سوابق پشتیبانی در پروفایل مشتری قابل مشاهده هستند. بنابراین کارشناس هنگام پاسخگویی میتواند سابقه کامل ارتباط با مشتری را مشاهده کند.
علاوه بر پروفایل کاربران، امکان ایجاد پروفایل سازمانی نیز وجود دارد و کاربران مختلف میتوانند به سازمان مربوط به خود متصل شوند.
مدیریت دپارتمانها و تیمهای پشتیبانی
در سازمانهای بزرگ، درخواستها معمولاً به بیش از یک واحد مرتبط هستند. سیستم تیکتینگ کایاکو امکان تعریف دپارتمانها و تیمهای مختلف را فراهم میکند تا هر درخواست بر اساس موضوع و نوع خدمت به واحد مناسب ارجاع داده شود.
مدیران میتوانند سطح دسترسی کاربران را مشخص کنند و تعیین کنند هر کارشناس به کدام درخواستها و اطلاعات دسترسی داشته باشد.
مدیریت وضعیت و چرخه تیکت
هر درخواست از زمان ثبت تا زمان حل شدن مراحل مختلفی را طی میکند. در نرم افزار تیکتینگ میتوان وضعیت تیکتها را مدیریت کرد تا کارشناسان و مدیران در هر لحظه بدانند هر درخواست در چه مرحلهای قرار دارد.
تیکت میتواند در انتظار بررسی، در حال رسیدگی، منتظر پاسخ مشتری یا آماده بسته شدن باشد و تاریخچه تغییرات آن نیز ثبت شود.
مدیریت SLA و زمان پاسخگویی
در سازمانهایی که برای مشتریان خود سطح مشخصی از خدمات تعریف میکنند، مدیریت SLA اهمیت زیادی دارد.
کایاکو امکان تعریف قراردادهای سطح خدمات و تعیین زمان پاسخگویی بر اساس مشتری یا نوع درخواست را فراهم میکند. تیم پشتیبانی میتواند درخواستهای دارای SLA را بهتر مدیریت کند و مدیران نیز میزان پایبندی تیم به زمانهای تعیینشده را بررسی کنند.
مدیریت SLA در نرم افزار تیکتینگ باعث افزایش شفافیت در فرآیند پشتیبانی و کنترل بهتر زمان پاسخگویی میشود.
پایگاه دانش و کاهش تیکتهای تکراری
بسیاری از سوالات مشتریان مشابه یا تکراری هستند. پایگاه دانش (Knowledge Base) کایاکو امکان ایجاد مقالات آموزشی، راهنماها و پاسخ سوالات متداول را فراهم میکند.
مشتری میتواند پیش از ثبت تیکت پاسخ سوال خود را در پایگاه دانش پیدا کند. این قابلیت میتواند حجم درخواستهای تکراری را کاهش دهد و به تیم پشتیبانی اجازه دهد زمان خود را برای مسائل مهمتر صرف کند.
پاسخهای آماده و اتوماسیون گردش کار
در تیمهای پشتیبانی بخشی از پاسخها و فعالیتها تکراری هستند. استفاده از پاسخهای آماده باعث میشود کارشناسان بتوانند به سوالات پرتکرار سریعتر پاسخ دهند.
همچنین نرم افزار Help Desk کایاکو امکان تعریف قوانین و گردش کار را فراهم میکند تا بخشی از فعالیتهای تکراری مانند ارجاع درخواست، تغییر وضعیت و انجام اقدامات مشخص به صورت خودکار انجام شود.
اولویتبندی درخواستها
همه درخواستها اهمیت یکسانی ندارند. در سیستم تیکتینگ میتوان درخواستها را بر اساس فوریت و اهمیت اولویتبندی کرد.
برای مثال، یک مشکل بحرانی که فعالیت یک سرویس مهم را متوقف کرده است باید سریعتر از یک درخواست عمومی بررسی شود.
اولویتبندی باعث میشود منابع تیم پشتیبانی بهتر تخصیص پیدا کنند و زمان کارشناسان به شکل موثرتری مدیریت شود.
گزارشگیری از فعالیتها و تیکتها
گزارشگیری یکی از مهمترین قابلیتهای یک نرم افزار تیکتینگ حرفهای است.
کایاکو امکان گزارشگیری از فعالیتها و تیکتها را فراهم میکند تا مدیران بتوانند وضعیت درخواستها، روند رسیدگی و فعالیتهای انجامشده توسط تیم را بررسی کنند.
این اطلاعات به مدیران کمک میکند نقاط قوت و بخشهایی را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کرده و برای ارتقای کیفیت خدمات پشتیبانی تصمیمگیری کنند.
رابط کاربری ساده و کاربرپسند
یک نرم افزار تیکتینگ قدرتمند اگر استفاده پیچیدهای داشته باشد، نمیتواند تجربه خوبی برای کاربران ایجاد کند.
کایاکو با رابط کاربری User Friendly طراحی شده تا کاربران بتوانند امکانات مختلف را بهسادگی پیدا و استفاده کنند.
رابط کاربری ساده نرم افزار تیکتینگ کایاکو باعث میشود کارشناسان بتوانند بدون پیچیدگیهای غیرضروری، تیکتها، مشتریان، فعالیتها و ارتباطات خود را مدیریت کنند.
مدیریت متمرکز ارتباط با مشتری
یکی از مهمترین مزایای نرم افزار تیکتینگ کایاکو، متمرکز کردن اطلاعات ارتباطی مشتریان است.
تیکتها، تماسهای تلفنی، گفتگوهای آنلاین، فایلها، یادداشتها، فعالیتها و سایر اطلاعات مرتبط میتوانند در یک محیط واحد مدیریت شوند.
این یکپارچگی باعث میشود کارشناسان برای پیگیری درخواست مشتری مجبور نباشند اطلاعات را در چندین ابزار مختلف جستوجو کنند.
نرم افزار مدیریت مشتریان و تیکتینگ
نرم افزار مدیریت مشتریان زمانی ارزش بیشتری ایجاد میکند که اطلاعات ارتباطی مشتری در کنار فرآیند پشتیبانی قرار گیرد.
ترکیب نرم افزار مدیریت مشتریان و نرم افزار تیکتینگ باعث میشود اطلاعات مشتری در طول فرآیند پشتیبانی یکپارچه باقی بماند.
در کایاکو، اطلاعات کاربران و سازمانها در کنار تیکتها و سوابق ارتباطی نگهداری میشود و کارشناسان میتوانند بر اساس این اطلاعات، روند پشتیبانی را دقیقتر مدیریت کنند.
نرم افزار پشتیبانی مشتریان کایاکو
نرم افزار پشتیبانی مشتریان باید بتواند فراتر از ثبت درخواست، تمام فرآیند ارتباط و رسیدگی به مشتری را مدیریت کند.
کایاکو با ترکیب قابلیتهای سیستم تیکتینگ، نرم افزار مدیریت مشتریان و Help Desk امکان ثبت و پیگیری درخواستها، مدیریت سوابق مشتریان، ارجاع تیکتها، کنترل زمان پاسخگویی و تحلیل عملکرد تیم پشتیبانی را فراهم میکند.
نرم افزار Help Desk چیست؟
نرم افزار Help Desk مجموعهای از ابزارها برای مدیریت خدمات پشتیبانی و رسیدگی ساختاریافته به درخواستهای کاربران و مشتریان است.
یک Help Desk حرفهای معمولاً امکاناتی مانند ثبت و مدیریت تیکت، ارجاع درخواست، اولویتبندی، مدیریت SLA، پایگاه دانش، گزارشگیری و مدیریت سوابق مشتریان را در اختیار سازمان قرار میدهد.
کایاکو با ترکیب امکانات نرم افزار تیکتینگ، Help Desk و سیستم مدیریت مشتریان امکان مدیریت متمرکز درخواستها و خدمات پشتیبانی را فراهم میکند.
نرم افزار گفتگوی آنلاین و سیستم تیکتینگ
نرم افزار گفتگوی آنلاین یکی از کانالهای مهم ارتباط مستقیم با مشتریان است. کاربران میتوانند از طریق وبسایت با کارشناسان گفتگو کنند، سوال بپرسند و پاسخ خود را دریافت کنند.
چت آنلاین کایاکو بخشی از سامانه پشتیبانی و نرم افزار تیکتینگ است. مکالمات انجامشده میتوانند در پروفایل مشتری ثبت شوند و در صورت نیاز ادامه رسیدگی از طریق تیکت انجام شود.
به این ترتیب، اطلاعات مکالمه از بین نمیرود و ادامه فرآیند پشتیبانی در سیستم تیکتینگ قابل پیگیری خواهد بود.
مزایای استفاده از نرم افزار تیکتینگ کایاکو
مدیریت متمرکز درخواستها
تمام درخواستها در یک محیط واحد ثبت و پیگیری میشوند و احتمال فراموش شدن یا گم شدن درخواستها کاهش پیدا میکند.
افزایش سرعت پاسخگویی
ارجاع خودکار، اولویتبندی و گردش کار مشخص باعث میشود درخواستها سریعتر به افراد مناسب برسند.
افزایش بهرهوری تیم پشتیبانی
متمرکز بودن اطلاعات، پاسخهای آماده، پایگاه دانش و اتوماسیون میتواند فعالیتهای تکراری کارشناسان را کاهش دهد.
بهبود تجربه مشتری
مشتری میتواند وضعیت درخواست خود را پیگیری کند و تیم پشتیبانی نیز به سوابق کامل ارتباطات او دسترسی داشته باشد.
افزایش شفافیت عملکرد
مدیران میتوانند با استفاده از گزارشهای سیستم، تعداد درخواستها، زمان پاسخگویی و فعالیتهای کارشناسان را بررسی کنند.
بهبود کیفیت خدمات پشتیبانی
ثبت و تحلیل دادههای واقعی به سازمان کمک میکند مشکلات پرتکرار را شناسایی کرده و فرآیندهای خدمات مشتری را بهبود دهد.
نرم افزار تیکتینگ برای پشتیبانی داخلی سازمان
کاربرد نرم افزار تیکتینگ فقط به پشتیبانی مشتریان محدود نمیشود. سازمانها میتوانند از این سامانه برای مدیریت درخواستهای داخلی کارکنان نیز استفاده کنند.
برای مثال، کارمند میتواند درخواست خود را برای واحد IT، منابع انسانی، مالی یا واحد اداری ثبت کند. درخواست به دپارتمان مربوطه ارجاع میشود و تا زمان حل مسئله قابل پیگیری خواهد بود.
به این ترتیب، کایاکو میتواند هم به عنوان نرم افزار تیکتینگ برای پشتیبانی مشتریان و هم به عنوان سیستم مدیریت درخواستهای داخلی سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
تفاوت سیستم تیکتینگ، Help Desk و Service Desk
سیستم تیکتینگ عمدتاً بر ثبت، دستهبندی، ارجاع و پیگیری درخواستها تمرکز دارد.
نرم افزار Help Desk علاوه بر مدیریت تیکتها، ابزارهایی مانند پایگاه دانش، SLA، گزارشگیری و اتوماسیون را برای مدیریت خدمات پشتیبانی در اختیار سازمان قرار میدهد.
Service Desk معمولاً مفهوم گستردهتری دارد و علاوه بر مدیریت درخواستها، مجموعهای از فرآیندهای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات را پوشش میدهد.
کایاکو با ارائه قابلیتهای نرم افزار تیکتینگ، Help Desk، سیستم مدیریت مشتریان و ابزارهای ارتباطی امکان مدیریت یکپارچه درخواستها و خدمات پشتیبانی را فراهم میکند.
فرآیند کار نرم افزار تیکتینگ کایاکو
فرآیند در نرم افزار تیکتینگ کایاکو با ثبت درخواست آغاز میشود. مشتری میتواند درخواست خود را از طریق پنل، ایمیل، چت آنلاین یا کانالهای ارتباطی موجود ارسال کند.
پس از دریافت درخواست، یک شناسه اختصاصی برای تیکت ایجاد میشود. تیکت بر اساس قوانین تعریفشده میتواند به صورت خودکار یا دستی به دپارتمان و کارشناس مربوطه اختصاص پیدا کند.
کارشناس درخواست را بررسی کرده، پاسخ میدهد و در صورت نیاز آن را به سایر کارشناسان ارجاع میدهد. تمام تعاملات، پاسخها، تغییر وضعیتها و فعالیتهای انجامشده در پرونده تیکت ذخیره میشوند.
پس از حل مسئله، تیکت بسته میشود اما سابقه آن در سیستم تیکتینگ باقی میماند و در مراجعات بعدی قابل استفاده خواهد بود.
هنگام انتخاب نرم افزار تیکتینگ به چه نکاتی توجه کنیم؟
انتخاب نرم افزار تیکتینگ مناسب به نیازهای هر سازمان و حجم درخواستهای آن بستگی دارد.
یک سیستم مناسب باید امکان ثبت و پیگیری درخواستها، ارجاع تیکت به کارشناسان و دپارتمانها، مدیریت وضعیت و اولویت درخواستها و دسترسی به سوابق مشتریان را فراهم کند.
همچنین امکاناتی مانند ثبت تیکت از طریق ایمیل، اتوماسیون گردش کار، مدیریت SLA، پایگاه دانش، گزارشگیری، چت آنلاین، مدیریت تماس و تقویم کاری میتوانند فرآیند پشتیبانی را کاملتر کنند.
در انتخاب نرم افزار تیکتینگ بهتر است علاوه بر تعداد امکانات، به یکپارچگی بخشهای مختلف، سهولت استفاده، قابلیت مدیریت تیمهای پشتیبانی و امکان توسعه سیستم متناسب با نیازهای سازمان نیز توجه شود.
چرا کایاکو؟
کایاکو یک راهکار یکپارچه برای مدیریت درخواستها، پشتیبانی مشتریان و ارتباطات سازمانی است.
در این سامانه نرم افزار تیکتینگ، سیستم مدیریت مشتریان و نرم افزار Help Desk در کنار ابزارهایی مانند پایگاه دانش، مدیریت SLA، اتوماسیون، گزارشگیری، چت آنلاین، Screen Sharing، Click to Call، ثبت تماس، تقویم کاری، یادآوری، مدیریت پروژه، مدیریت قرارداد و ارسال فاکتور قرار گرفتهاند.
این یکپارچگی به تیمهای پشتیبانی اجازه میدهد درخواست مشتری را از لحظه ثبت تا حل مشکل پیگیری کنند و همزمان به اطلاعات مشتری، سوابق تیکتها و سایر تعاملات او دسترسی داشته باشند.
اگر به دنبال نرم افزار تیکتینگ، سیستم تیکتینگ، نرم افزار مدیریت مشتریان، سیستم مدیریت مشتریان یا نرم افزار Help Desk برای مدیریت حرفهای درخواستها و بهبود خدمات پشتیبانی هستید، کایاکو مجموعهای از ابزارهای مورد نیاز برای ثبت، مدیریت و پیگیری درخواستها و ارتباط با مشتریان را در یک سامانه یکپارچه در اختیار شما قرار میدهد.
سوالات متداول درباره نرم افزار تیکتینگ
نرم افزار تیکتینگ چیست؟
نرم افزار تیکتینگ ابزاری برای ثبت، مدیریت و پیگیری درخواستهای مشتریان، کاربران و کارکنان سازمان است. این سیستم درخواستها را به تیکتهای قابل پیگیری تبدیل میکند و سوابق رسیدگی را در یک محیط متمرکز نگهداری میکند.
نرم افزار تیکتینگ چه کاربردی دارد؟
مهمترین کاربرد نرم افزار تیکتینگ سازماندهی درخواستها و ایجاد امکان پیگیری آنهاست. نرم افزارهای پیشرفتهتر امکاناتی مانند چت آنلاین، تماس، گزارشگیری، تقویم، یادآوری، مدیریت مشتریان و اتوماسیون را نیز ارائه میکنند.
آیا نرم افزار تیکتینگ کایاکو امکان چت آنلاین دارد؟
بله. نرم افزار تیکتینگ کایاکو دارای سیستم گفتگوی آنلاین پیشرفته با امکان ارسال و دریافت انواع فایل است.
آیا امکان ثبت تماس تلفنی در نرم افزار تیکتینگ وجود دارد؟
بله. در کایاکو میتوانید تماس تلفنی را به صورت تیکت ثبت کنید و سوابق آن را در نرم افزار تیکتینگ نگهداری کنید.
آیا نرم افزار تیکتینگ کایاکو امکان Screen Sharing دارد؟
بله. قابلیت Screen Sharing در نرم افزار تیکتینگ کایاکو برای کمک به تیم پشتیبانی در فرآیند بررسی و رفع مشکلات در نظر گرفته شده است.
آیا نرم افزار تیکتینگ امکان یادآوری دارد؟
بله. کایاکو دارای تقویم کاری و سیستم یادآوری است و امکان ارسال یادآوری از طریق نوتیفیکیشن و پیامک را فراهم میکند.
آیا نرم افزار تیکتینگ برای مدیریت قرارداد هم کاربرد دارد؟
بله. در نرم افزار تیکتینگ کایاکو امکان یادآوری زمان تمدید قراردادها وجود دارد تا پیگیری قراردادها در زمان مناسب انجام شود.
آیا نرم افزار تیکتینگ برای پشتیبانی داخلی سازمان هم قابل استفاده است؟
بله. کایاکو میتواند برای ثبت و پیگیری درخواستهای داخلی کارکنان و دپارتمانهایی مانند IT، منابع انسانی، مالی و اداری نیز استفاده شود.
آیا نرم افزار تیکتینگ کایاکو امکان مدیریت مشتریان را دارد؟
بله. کایاکو علاوه بر نرم افزار تیکتینگ، امکانات مدیریت کاربران، سازمانها و سوابق ارتباطی مشتریان را نیز ارائه میدهد.
آیا نرم افزار تیکتینگ کایاکو امکان گزارشگیری دارد؟
بله. مدیران میتوانند از گزارشهای فعالیتها و تیکتها برای بررسی وضعیت پشتیبانی و عملکرد تیم استفاده کنند.
کایاکو؛ فراتر از یک نرم افزار تیکتینگ
اگر میخواهید فرآیند پشتیبانی و ارتباط با مشتریان خود را از حالت پراکنده خارج کنید، نرم افزار تیکتینگ کایاکو میتواند تمام درخواستها، مکالمات، تماسها، فعالیتها و سوابق مشتریان را در یک محیط یکپارچه قرار دهد.
از ثبت اولین درخواست تا پیگیری تیکت، گفتگوی آنلاین، تماس تلفنی، Screen Sharing، مدیریت پروژه، یادآوری فعالیتها و قراردادها، گزارشگیری و پیگیری سوابق مشتری، کایاکو تلاش میکند ابزارهای مورد نیاز تیم شما را در یک سامانه ساده و User Friendly جمعآوری کند.
نرم افزار تیکتینگ کایاکو برای کسبوکارهایی طراحی شده است که میخواهند پشتیبانی را ساختاریافتهتر، ارتباط با مشتری را منظمتر و مدیریت درخواستها را قابل پیگیریتر کنند.
